就活生の皆さん、採用担当からの質問ですが、企業からのメールには返信をしていますか？
実際に採用担当をしていて感じるのは、返信をしない学生が9割程なのではないかと思います。
就活で他の学生と差をつける点は多数ありますが、その１つがメール返信です。
こんな方におすすめ
- メールの返信はどういうときにすればいいの？
- メールはどこまで返信すべき？
- 一斉送信だとわかっていても返信すべき？
今回は、採用担当として
- 就活のメールはどこまで返信をするべきか
- メール返信が必要な場合
- メール返信時のポイント
をこの記事にまとめます。
この記事を読めば、企業からのメール返信で他の学生と差をつけることができ、採用担当に好印象を与えることができるでしょう。
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就活でメール返信はどこまでするべきか
就活でたくさん来るメールをどこまで返信するべきか、悩むと思います。
具体的に下記のようなケースで返信をするかどうか悩むのではないでしょうか？
よくある例1
選考通過案内（企業）
⇓
お礼メール（学生）
⇓
企業からの返信
（当日は気を付けて来てください的な）
⇓
返信するの？（学生）
よくある例2
面接お礼メール（学生）
⇓
お礼メール（企業）
⇓
返信するの？（返信）
上記2つの場合は返信不要です。
基本的に、2～3回の返信でOKです。
大事な要件が双方で確認でき、お礼や挨拶まで返信したら終わりで大丈夫です。
要件が終われば、そのままメールやり取りを終えて下さい。
また、同様に企業から「返信は不要」との指示があった場合もその後の返信は不要です。
注意
返信不要なメールにも返信すると企業も忙しいため、迷惑になることもあります。
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メール返信が必要な時はどんな時？
就活生も企業から何通もメールが来て、処理が大変だと思うので、来たものすべてに返信する必要はありません。
では、メール返信が必要な時はどんな時か見ていきましょう。
明らかに個人に来ていると分かるメール
基本的に、企業からのメールは一斉送信です。
明らかに個人に来ていると分かるメールには返信をしましょう。
企業が一斉送信をする時はこんな時
- イベント（インターンシップ、説明会）案内・参加お礼
- 選考開始案内
- エントリーシート受付・締め切り案内等
しかし、一斉送信ではない時もあります。
一斉送信ではない時
- リクルーター案内
- 早期選考案内等
一斉送信ではないということは、何か個人に伝えたい重要な案内と思ってもらえばOKです。
そんな重要な案内メールを無視するなんてありえませんよね。
企業は学生からのメールをしっかりとチェックしています。
例え、回答をしなくてもよい案件だとしても必ず返信をしましょう。
返信をしてくれる学生は相当限られているので、毎回返信してくれる学生の名前は覚えています。
ポイント
１つ１つ丁寧に返信をすることで、名前を覚えてもらえるだけでなく、しっかりしているという印象を与え、好印象を得られます
想定してみよう
もし、２人面接合格候補者がいて、そのうち合格者を１人に絞らないといけない場合を想定してみてください。
- １人はメール返信をしたことがない
- もう１人はメール返信を毎回してくれていた
迷わず後者の方が丁寧でマナーがあり、入社後も仕事を安心して任せられるだろうなと思いますよね。
就活はどこでチャンスが巡ってくるか分かりません。
いつか小さな配慮、気づかいが思わぬチャンスに変わることが大いにあります。
この時点で他の就活生と比べ、大幅にリードしています。
ポイント
差をつけるなら、即レスを心がけ、遅くてもその日中に必ず返信しましょう。
疑問形で送られてきたメールの時
疑問形で送られてきて、何か回答しなければならない内容は、必ず返信をしましょう。
これは就活のマナーです。
聞かれているのに放置する人はマナー違反です。
企業からもこの人は回答ないしいいやと思われてしまい、印象はガタ落ちです。
せっかくの企業との接点を台無しにするのだけは避けたいですね。
何か手配をしてもらった時
何かをしてもらった時は必ずお礼をしましょう。
これは就活に限らず、日常生活でも同じことが言えますよね。
お礼ができるかどうかは、印象に大きく影響します。
採用担当
実際メールでお礼を丁寧にしてくる学生は本当に少ないので、好印象を与えるチャンスです。
逆にメール一本だけで好印象を与えられるなんて簡単すぎる手段だと思いませんか？！
お礼メールを送らない理由はありません。
具体的にどんな時にお礼メールを送るかは下記をご覧ください。
メール返信時のポイント
メールを返信するだけでも差をつけられるのですが、より好印象を持ってもらうためにはメール返信時のポイントもおさえる必要があります。
前のメール文も残るように返信する
件名を変えずに必ず前のメール文も残るように引用返信しましょう。
企業は日頃からメールを社内外に多数送っています。
前のメール文を付けずに送ると、何のメールだったかな…と分からなくなり、メール検索をしなければならなくなってしまいます。
企業にとって大きな負担になるので配慮してくださいね。
採用担当
前のメール文を付けずに返信する学生が多すぎるので、できているとまたここでもプラスポイントになります
返信する際は十分に気を付けましょう。
署名を付ける
メール返信時には必ず署名をつけてください。
署名
- 氏名
- 大学名
- 学部学科名
- 学年
- 電話番号
- メールアドレス
署名をメール文の最後につけていない学生が多いです。
どこの誰からメールが来たか全然分かりません。
社会人になる前に社会人で必要となるマナーも一緒に身につけておきましょう。
宛名や挨拶は必ず入力する
基本中の基本ですが、宛名や挨拶文は必ず入れましょう。
注意
- 宛名は企業名を正式名称で書く。
- 株式会社を（株）に省略してはいけない。
- 会社や部署宛：御中
- 個人宛：様
- 挨拶文
1回目：お世話になります。
2回目：お世話になっております。
メール本文の宛名、挨拶がない学生もたまにいます。
これは印象がガタ落ちします。
常識がない人だと思われてしまいます。
必ず、宛名、挨拶は社会人の基本だと思って入力しましょう。
担当者名がわからない時
「株式会社○○ 採用担当者様」でOKです。
まとめ
就活をしていると企業からのメールがあふれるほど来ますが、必ず一つずつチェックしましょう。
基本的な連絡ツールはメールなので、大事な連絡が紛れているかもしれません。
今回、就活でのメール返信はどこまでするべきか分かったと思います。
企業から連絡が来たら必要に応じて返信をするようにしましょう。
これでこの記事を読んだ皆さんは確実に他の就活生よりレベルが高いです。
自信を持って１つ１つ丁寧に対応していきましょう。
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