就活をしていると企業に連絡をしなければならない場面があると思います。
そんな時、みなさんはどのように連絡を取っていますか？
今回は就活で電話かメールどちらで連絡すべきか迷った場合の対応について紹介します。
これまで何気なく企業と連絡を取っていた人は要注意です。
知っているだけでだいぶ印象も変わるのでぜひ実践してみてください。
就活で電話かメールで迷ったら状況で判断！
就活で電話かメールどちらで連絡しようか迷った場合のポイントは
- 緊急性があるかどうか
- 相手に迷惑がかからない手段はどちらか
を考えることです。
避けたいのは、就活生自身の都合ばかり考えていて、企業の状況を考えられないマナーのない就活生だと思われることです。
緊急性があるときは電話で連絡
基本的に、緊急度が高くすぐに連絡をしないと企業に迷惑がかかる内容はすべて電話で連絡します。
電話連絡が必要な緊急時の例は、下記のようなときです。
電話連絡が必要な緊急時
- 面接当日に欠席する（体調不良等）
- 面接当日に遅刻しそう
イベントや面接の前日～当日の連絡は急なので電話がベストとなります。
ポイント
電話連絡の後、お礼メールを送れば、内容の確認も文章で残り、企業も学生も安心です。
また、礼儀正しい就活生として企業も好印象で終わることができます。
緊急性がないときはメールで連絡
緊急性がない時や相手が忙しい時間帯に連絡する場合はメールで連絡をします。
緊急時以外に電話連絡をするパターン
選考状況で使い分けるのがベストになります。
状況判断ができず、迷ったら「電話」での連絡でOKです。
丁寧な印象を持ってもらえるだけでなく、言葉のニュアンスなども伝わりやすく誠実さを示すことができます。
企業に伝えなければならない内容は必ず連絡を！
例えば、面接当日に体調を崩して欠席することになっても企業へ連絡をしないでドタキャンをする。
これはマナー違反です。
面接に来るのか来ないのか分からず、途中で事故でもあったのかと企業の担当者があれこれ考え、困ってしまいます。
また、特に選考辞退や内定辞退を連絡せずに音信不通になるのは最もマナー違反です。
最低限でよいので、必ず連絡するようにしましょう。
電話とメールではどちらが好印象か
こちらは企業によっても違うかもしれませんが、一般的に電話で連絡をしてきた学生の方が印象は良いです。
企業に電話をするのは緊張するかもしれませんが、丁寧さや人柄などがメールよりもはるかに伝わりやすいです。
選考に受かる受からないの問題ではなく、人間性が出るのではないかと思います。
たとえ選考辞退で今後、縁のない企業だとしても、双方気持ちよく終わることができるように配慮できる人になりたいですね。
就活で電話をかける前の事前準備
いざ、企業に電話をかけようと思った時、必ず一度立ち止まってくださいね。
何も考えず電話をかけると、マナーのない人だと思われてしまうこともあるので、おさえるべきところはおさえておきましょう。
メモとペンの準備
すぐに相手の言ったことをメモできる態勢を整えておきましょう。
間違っても書くものを用意する時間を相手に取らせないようにしましょう。
事前に誰に電話をかけるのか名前や部署を確認する
電話をかけた時に、違う担当が出る可能性もあるため、誰につないでほしいかがすぐにわかるようにしましょう。
話す内容をまとめる
電話に出て伝えたいことがまとまっていないと相手にも伝わりません。
簡単に話す内容をメモしておきましょう。
面接日程等の変更連絡の場合は、希望日も用意しておきましょう。
静かな場所で電話をかける
周りがうるさいと、電話にも雑音が入ってしまいます。
相手が聞き取りにくくならないように、できるだけ静かな場所で電話をかけましょう。
電話に出るときも周囲の雑音には気を付けましょう。
例）電車の中で着信があった時
⇒静かな場所に移動してかけ直す
就活で電話をする時のポイント
次は、就活で企業とのやり取りを電話でするときのポイントを紹介します。
状況やパターンごとにポイントを確認し、マナーを守って電話のやり取りをしましょう。
使ってはいけない表現
・「もしもし」
・了解しました、了解です
⇒○承知しました
声が聞き取れない場合
「すみません、お電話が少し遠いようで、聞き取れませんでした。もう一度おっしゃってくださいますか」
と正直に伝える。
相手が名乗らなかった場合
「失礼ですがお名前をうかがってもよろしいでしょうか」
と伝える。
相手が名乗った場合
相手が先に名乗った時は必ずまず挨拶（自分の所属を伝える）をする
「お世話になっております。○大学○です。」
※基本は自分から名乗るようにする
電話を切る時
・必ず挨拶をしてから切る
・受話器を置く音が聞こえないようにする
・ブツッと切らないようにする
ポイント
必ず復唱をするようにする
＜担当者が不在の場合＞
何時に戻るか確認をし、再度かけ直す。
伝言は相手に迷惑がかかるため、極力してもらわないようにする。
好印象を与える話し方
電話では相手の顔が見えない分、話し方や声が重要になります。
話し方やトーンを意識していきましょう。
- 明るく聞き取りやすくハキハキした声
- 焦りがなく落ち着いた話し方
- 聞き取りやすい適度な声量、スピード
- 用件によって気持ちを込めて話す
悪印象を与える話し方
悪印象を与える話し方は、普段のコミュニケーションでも同じことが言えます。
- 小さくて聞きとりにくい声
- トーンが低くこもった声
- かしこまりすぎた話し方
- 早口で聞き取りにくい声
- 緊張しすぎてどもってしまう話し方
普段のコミュニケーションから印象UPのための話し方を心がけていきましょう。
メールをするときのポイント
就活のメールは友達同士で送るものとは種類が違うのでマナーを守った上で送信しましょう。
メールをする際に最低限やること
- 就活用のメールアドレスを作る
よくあるのが携帯のメールアドレスですが、就活用にGmailなど就活用に1つアカウントを作っておきましょう。
別アカウントにすることで、普通のメールに紛れてしまうことを防げます。
- メールを見逃さない
毎日メールボックスをチェックする新着メールの通知設定をする
- 件名は簡潔に用件が伝わるように書く
例）
件名：○大学○○ 4/1の1時面接日程変更のお願い
件名：1時面接の件について（○大学○○）
※企業からのメールへ返信する際は件名は変えないようにする
※自分からメールをする時は大学名と名前を入れると良い
- メール本文を作成する
メール本文の基本構成
・宛名（企業名、役職、担当者名）企業名や相手の名前は省略せずに記載する
・（株）はマナー違反・書き出し（お世話になっております、初めてご連絡いたします）
・内容
・しめくくり
・署名（自動的に署名が記載されるよう設定しておくと便利）
- メールの返信
24時間以内が基本
まとめ
メールや電話のマナーをよく知らずに連絡をしてくる学生も少なからずいます。
実はメールや電話のマナーも評価の対象となる企業が多いので、本記事の内容に注意をし、好印象を得られるような企業とのやり取りを意識しましょう。
メール、電話ともに丁寧に受け答えができていれば問題はないので、まずは丁寧な対応を心がけましょう。
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